こんな経験ありませんか？

Have you experienced these problems?
  • たくさんの仕事を同時進行しすぎてやらないといけない仕事/作業をし忘れた！
  • 上司に「Xの件どうなっている？」と聞かれてもすぐに答えられなかった！
  • 途中で会議に入ってしまってどこまで仕事/作業を進めたか忘れた！
  • 作らないといけない書類がたくさんあって作るのを忘れた！
  • 締め切りを忘れて仕事/作業が締め切りに間に合わなかった！
  • 突然会社を休むことになって誰にも引き継ぎができなくて困った！
仕事ができる人が使ってるお仕事ノートを使ったらそのお悩み解決します！

お仕事ノートはこんな方にオススメ！

秘書や事務職の方

会議資料作成したり
資料収集したり
いろんな人に承認をもらったり
コピーしたり
会議のスケジュール調整
出張のスケジュール調整
見積もり作成
請求書作成
電話応対
接客
すべて同時進行で何か漏れてないか心配！
営業マンの方
説明は準備中ですたくさんの営業先を相手に
A社は見積もり用意して
B社はプレゼン用意して
C社はサンプルを用意して
社内に帰れば会議に出て
上司は突然「あの件どうなった？」って聞いてくる
すべて同時進行で何か漏れてないか心配！
新入社員の方
慣れない仕事にどうやって整理したらいいかわからない
やらないといけないことがたくさんあって
優先順位の付け方がわからない
早く仕事を覚えたい
上司、先輩に同じことを質問したくない
色々覚えることがあって大変！
経営者、上司の方
従業員が仕事の整理ができてないと感じる
従業員の仕事のミス、漏れが多いと感じる
すぐに仕事の進捗状況を確認したいのに
部下が応えられない
1つの作業を複数の部下が担当していると
誰がどこまでやったのか管理がしにくい
従業員にマルチタスクで色々仕事してほしい
主婦の方
いろんな家事を同時進行している
たくさんの買い物を忘れないようにしたい
子供の学校行事や習い事に必要なものを準備しないといけない
地域の当番などでやらないといけない作業がある
PTAや業者など連絡しないといけない相手が多い
何か忘れないか、不安！

お仕事ノートとは？

パソコン/アプリのデメリット

複数の仕事/作業を管理するとき、パソコンやアプリで管理している方も多いでしょう
でも、デメリットがあります
パソコンが壊れたらアクセスできない
エラーになったらせっかく入力した内容が消えることも
サーバーが落ちたらログインできない
パスワードがかかっていて他の人はログインできない
急に休んだ場合その人しか作業状況がわからずその仕事が止まるなんて会社をたくさん見てきました
誰が見ても、すぐに仕事の状況が把握できるノートが活躍します！
付箋のデメリット
やらないといけないことを付箋に書いてパソコンの回りに張り付けていませんか？
でも、デメリットがありますたくさん付箋を貼っていて見にくい
ごちゃごちゃしていてデスク回りがすっきりしない
そもそも付箋が落ちてしまったら元も子もありません！
机にノートを1冊置くだけなのでデスク回りはすっきり！
ノートのメリット①
人間の脳は、書くことで覚えます
やらないといけないことを書きだすことで、脳がその作業を記憶することを手助けします
また繰り返し見て、読んだり、追加情報を書きくわえたりすることで、その作業への理解が深まり、仕事/作業の漏れ、締め切り日のミス、連絡漏れなどを防ぐことができます
ノートのメリット②
パソコンやアプリなどログインやパスワードを必要としないので、誰でも共有することができます
急に休まないといけない場合、外出先から指示を出す場合なども
ノートを見てもらえば、どの作業がどこまで進んでいるのかが一目瞭然なので、誰でも作業の進捗状況を知ることができます
ノートのメリット③
終わった仕事、現在進行中の仕事がすぐにわかるので
例えば上司や取引先から「あの案件どこまで進んだ？」と聞かれても、瞬時に、「○月○日に先方に見積もり提出して回答待ちです」「○月○日のミーティングで納期の交渉があり、現在納期確認できるか仕入先に確認中です」などと答えることができます瞬時に答えられると上司や取引先からは「仕事ができる」「仕事が早い」と評価が上がります
ノートのメリット④
達成した仕事がひとつひとつ、増えていくので、仕事の達成感が得られる。ノートが増えていくと自分がどれだけ仕事をしてきたかが具体的に見える化できます
できなかったことができるようになったり、見積もりが注文に実際につながることを実感したり、注文が増えていることを実感したりできます
仕事量が分かりますので、査定の際のアピール材料にもなります

お仕事ノートの効率的な使い方

  • 1. 仕事をすべて書く（面倒に思うかもしれませんが、このひと手間で仕事の効率が上がります）
  • 2. 出社するとまずノートに目を通して
    ①まだ終わっていない仕事
    ②その日にやらないといけない仕事
    を確認し、その日の仕事の流れを把握し、重要度、締め切り日などの優先順位に沿って仕事を開始
  • 3. 帰宅前にノートに目を通して
    ①その日にやらないといけない仕事に漏れがないか
    ②明日やらないといけない仕事
    を確認し、漏れがあったら、その作業を終わらせてから、帰宅
  • 4. 急な休みや、外出先からの指示などはノートを見てもらえば、どこまで作業が進んでいるかがわかるので他の社員が引き継ぐことができ、あなたがいない為に誰もわからなくて仕事が滞る状況を回避

お仕事ノートの上級テクニック

  • 1. 仕事内容や担当者ごとに蛍光ペンで色付けしてマーキング
    例①：見積もり作成はイエロー、注文書作成はピンク、請求書作成はブルー
    例②：A社はイエロー、B社はピンク、C社はブルー
  • 2. 完了していない仕事のページでミニ付箋でマーキング
    すぐにそのページが開けられるので上司の突然の「あれ、どうなった？」にすぐ回答できる！
  • 3. よく発生する作業については、手順書を作成してカスタマイズして日付を記入していくだけにする
    （カスタマイズの依頼をすることも可能）
    例①：毎月の会議資料で仕事の流れが決まっている
    例②：出張の手配、経費精算など一度発生すると仕事の流れが決まっている

お仕事ノートに書く内容

What to write
  • START
  • FROM
  • TO
  • TITLE
  • DETAIL
  • DUE
  • END

START

仕事/作業を開始した日、最初に打診のあった日など

FROM

仕事/作業を依頼された相手、例えば会社名、部署名、上司の名前、取引先の名前など
誰からの指示/依頼でその仕事/作業をするのか

TO

誰に対してアクションを取るのか、納品先、問い合わせ先など
その作業を完了したときに納品する相手、その作業の相手、など

TITLE

仕事/作業内容

DETAIL

ここが最も重要！仕事/作業の詳細を日付入りで時系列に書いていきます

DUE

締め切り日を書いて、常に日付を気にしましょう

END

仕事/作業が終わった日、キャンセルになった場合はその日を書いて
その作業が終わったことを明確にします
メールで納品した際などはメールの送信時間などを書いておくと便利です

例：ミーティング調整

  • START：AさんからBさんとミーティングしたいと言われた日
  • FROM：Aさん
  • TO：Bさん
  • TITLE：ミーティング設定
  • DETAIL：○月○日Bさんの秘書に明日の空き時間確認
    ○月○日Bさんの秘書より回答有、Bさん空き時間11:00、15:00、17:00
    ○月○日Aさんに報告
    ○月○日Aさんより15:00と回答有
    ○月○日Bさん秘書に15:00で依頼
    ○月○日Bさん秘書よりOKと回答有
    ○月○日会議室C予約
    ○月○日Aさんのカレンダーに予定を入れる
  • DUE：Aさんがミーティングの設定を希望した日
  • END：ミーティングの設定が完了した日

例：商品についての問い合わせ

  • START：B社から引き合いのあった日
  • FROM：B社（担当者名、連絡先などメモしておくと便利）
  • TO：営業の窓口が営業AさんならAさん
  • TITLE：引き合い
  • DETAIL：○月○日B社よりTEL有、商品Cについて問い合わせ、営業Aさんにつなぐ
    ○月○日Aさんより商品C/10個の見積もり依頼○月○日見積もり作成、Aさんに提出
    ○月○日Aさんより30個の見積もりを追加依頼
    ○月○日商品C/10個、30個の見積もり作成、Aさんに提出
    ○月○日Aさんより30個の場合割引適応と連絡あり
    ○月○日商品C/10個、30個の見積もり作成、Aさんに提出
  • DUE：Aさんより指定された見積もりの締め切り日
  • END：Aさんに見積もりを提出した日

例：発注手続き

  • START：D社から注文のあった日
  • FROM：D社（担当者名、連絡先などメモしておくと便利）
  • TO：
  • TITLE：発注
  • DETAIL：○月○日D社より注文メール有
    ○月○日注文書作成
    ○月○日商品発送、伝票番号：aaaaaaaa
    ○月○日経理に請求書発行依頼
  • DUE：希望納期
  • END：D社に商品を発送した日

利用例

Usage Examples

5タイプの利用例をご紹介いたします。

  • 外資系
    社長秘書
    ★★★★★
    上司は海外出張が多く、出張をいくつも同時進行で手配
    お仕事ノートをカスタマイズして、出張に必要な一連の手順をすべてリスト化して使用
    どの作業をいつやったか、どの作業をまだやっていないか、がすぐわかるのでわかりやすかった
  • 外資系
    役員秘書
    ★★★★★
    外国人役員と社内外の人とのミーティングの調整で大活躍
    ミーティングの相手も役員や社長や管理職の方ばかりでスケジュールが変更になることも多く
    ミーティングの参加者が多ければそれだけ複数の秘書と同時進行でスケジュール調整のやり取りをするため
    だれのスケジュールを確保できたか、だれのスケジュールが確保できなかったか、
    だれのスケジュールの返事待ちかが、すべてわかって助かった
  • 製造業
    営業事務
    ★★★★★
    見積もりを作ったり、納品書を作ったり、請求書を作ったり、入金管理をしたり、会議資料を作ったり、議事録を作ったり、一日にいろんな作業をしていて締め切りを忘れることも多かった
    出社するとまずノートを見てその日にやらないといけないことを確認してから仕事をはじめ
    退社前にその日中にやらないといけないことが終わってるかチェック
    明日やることを確認するようにしたら仕事の漏れがなくなった
  • IT業
    営業
    ★★★★★
    ノートをつけるようになってどの作業がどこまで進んでいるのかすぐにわかるので、上司から突然状況報告を求められても即答できるようになり、仕事ができると評価してもらえた
  • 小売り業
    営業事務
    ★★★★★
    怪我で突然入院することになって引き継ぎができなかったがノートをつけていたおかげで、どの仕事をどこまでやっているか、どの仕事が残っているかが明確だったので、他の人が対応することができて、仕事が滞ることを防ぐことができた

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